Do not miss new blog posts! Subscribe to new posts, news, and updates.

Thank you

Fysiek archiefbeheer met SharePoint Online

Veel organisaties slaan hun fysieke dossiers intern op of doen dat bij opslagbedrijven zoals Iron Mountain. Om die fysieke dossiers te beheren en te volgen, hebben ze vaak een aparte oplossing gebouwd of gekocht. Die is doorgaans niet opgenomen in de corporate zoekmachine of gekoppeld aan hun andere content management systemen. Dat bemoeilijkt het hergebruik van die fysieke archiefstukken om nieuwe kennis en inzichten op te bouwen. Eerdere investeringen worden niet ten volle benut.

Physical records management

Wij bieden organisaties die zijn gestandaardiseerd op Microsoft 365 voor samenwerking en archiefbeheer een raamwerk om die fysieke archiefinventaris op een eenvoudige manier als integraal beheerde records op te nemen in SharePoint Online. Hierbij maken we gebruik van de vele mogelijkheden van Microsoft informatie governance, zoals het:

  • Vastleggen van metadata van fysieke documenten (SharePoint browser en mobiel)

  • Vastleggen van streepjescodes van dozen met fysieke documenten en de koppeling aan fysieke documenten

  • Toepassen van retentie labels om fysieke documenten via dispositie workflows te beheren

  • Duurzaam digitaliseren van papieren documenten

  • Vinden van fysieke documenten met Microsoft-zoekfuncties

  • Toepassen van beveiligingsmaatregelen om de toegang tot papieren dossierinformatie te regelen

  • Toekomstige integratie met Project Cortex om informatie uit (semi)gestructureerde papieren dossiers te extraheren als SharePoint metadata

  • Extra workflows voor het beheer van het opvraag/terugbreng proces en het bijhouden van de locatie/status van papieren dossiers

De voordelen van deze aanpak zijn onder meer:

  • Een geïntegreerde oplossing voor digitale én fysieke archiefstukken met hergebruik van SharePoint Online en bestaande retentie labels.

  • Reductie van de kosten van beheer en opslag van fysieke records, gebruik de oplossing om papieren records te beheren en waar mogelijk (on-demand) te digitaliseren

  • Creëer meer kennis uit fysieke records door ze te indexeren in Microsoft 365 en te integreren met de overige kennis bronnen van de organisatie

  • Reduceer de compliance risico's door het aantonen van records compliance en het eenvoudig kunnen opnemen van fysieke archiefstukken in een eDiscovery traject

Neem contact met ons op als je meer wil weten over onze oplossing.